ÚVOD SW ŘEŠENÍ LOTUS DOMINO / NOTES Lotus Notes z pohledu běžného uživatele

Lotus Notes z pohledu běžného uživatele

Vážený zákazníku,
na dalších stránkách tohoto webu se můžete dozvědět mnoho technických podrobností o produktech IBM/ Lotus a o vytvořených podnikových aplikacích. Tyto informace jsou však určeny hlavně pro specializované odborníky. Produkt Lotus Notes je však prvotně určen pro práci běžných uživatelů jako jsem já a protože já sám v naší firmě tento produkt již více než 10 roků intenzívně používám a nedovedu si vůbec představit, že by naše firma mohla fungovat bez produktu Lotus Notes, rozhodl jsem se, že se Vám pokusím přiblížit vlastnosti tohoto produktu a mé zkušenosti s používáním produktu svým jazykem - jazykem běžného uživatele.

Miloš Chvojka, jednatel společnosti KAISER DATA s.r.o.

K čemu je vůbec Lotus Notes dobrý ?

Lotus Notes je předně výkonným a moderním programovým prostředím, které umožňuje uživatelům jednoduše provozovat programové moduly (aplikace), vytvořené pro toto prostředí a vývojářům efektivně a poměrně rychle vyvíjet nové uživatelské aplikace. Produkt je jedním z nejlepších na světovém trhu hlavně v oblasti práce s dokumenty a týmové spolupráce a proto je zvláště vhodný pro tvorbu a provozování programových aplikací pro automatizaci a zjednodušení podnikové administrativy. V naší firmě běžně provozně používáme mnoho vytvořených aplikací, z nichž pro ilustraci o možnostech produktu vybírám - Databáze zákazníků (CRM), Evidence smluv, Evidence pracovní doby, Evidence příchodů a odchodů, Rezervace služebních aut, Cestovní příkazy, Řízení servisu, Databáze technických informací, Informační firemní nástěnky, Diskusní fóra. K dispozici máme však další řadu obecných i specializovaných aplikací.

Lotus Notes není běžný program, ale pracovní prostředí

Pro vysvětlení tohoto pojmu bych použil velice zjednodušenou ale myslím že funkční analogii s prostředím Windows, které asi většina z vás běžně používá. Windows je programové prostředí s mnoha vnitřními funkcemi, má pracovní plochu, na které jsou umístěny ikony jednotlivých programů a těchto programů můžeme postupným kliknutím na jejich ikonu spustit i několik najednou a přepínáním na dolní liště přeskakovat mezi jednotlivými programy. Lotus Notes je jakási vnořená nadstavba nad operačním systémem (spouští se jako každý jiný program ikonou ve Windows), která má rovněž své specifické vnitřní funkce, rovněž má pracovní plochu s ikonami jednotlivých programových modulů (aplikací), které můžeme spouštět kliknutím na tyto ikony a má rovněž svou pracovní lištu, pomocí které můžeme přeskakovat mezi jednotlivými aplikacemi.

Vytvořené aplikace v prostředí Lotus Notes se od jiných běžně spustitelných programů ve Windows liší právě tím, že pro svou funkci potřebují funkce prostředí Lotus Notes, nelze je tedy spouštět přímo z Windows, ale pouze z pracovní plochy Lotus Notes. Na druhou stranu prostředí Lotus Notes disponuje velice výkonnými a efektivními funkcemi a programovacími nástroji, které výrazně zjednodušují a zrychlují vývoj uživatelských aplikací, které vám můžeme v opravdu velice krátkém čase vytvořit nebo upravit na míru přesně podle vašich požadavků.

Na obrázku můžete vidět příklad pracovní plochy Lotus Notes, kde jsou vidět ikony jednotlivých programových modulů (ukazuje červená šipka) a nahoře pracovní lišta s právě spuštěnými programovými moduly (ukazuje modrá šipka), mezi kterými můžeme jednoduše pomocí této lišty přeskakovat:

Lotus Notes - Pracovní plocha

Toto programové prostředí, které spouštíte na svém počítači se nazývá Klient a pokud bude jednu nebo i více aplikací používat pouze jedna osoba (jen jeden počítač), stačí pro chod těchto aplikací pouze tento klient. Lotus Notes je však určen spíše pro týmovou spolupráci více pracovníků (je to takzvaný Groupware), v této oblasti je opravdu světově špičkovým a jedinečným produktem s vedoucí úlohou na světovém trhu Groupware. Pro týmovou práci potřebujete kromě sítě LAN i program Domino pro server. Pro správnou funkci celého systému s více uživateli potřebujete z hlediska programového vybavení tedy nakoupit pouze potřebný počet klientů (podle počtu uživatelů, kteří budou současně pracovat), tyto se nainstalují na jednotlivé počítače a systém pak umožní spolupráci a sdílení všech informací mezi všemi klienty.

Některé základní obecné aplikace dostanete již v ceně klientů

V ceně klienta obdržíte již několik základních integrovaných aplikací, užitečných pro běžnou denní potřebu:

Elektronická pošta (email) - je z hlediska ovládání řešena víceméně standardním způsobem, jak jsme zvyklí například z aplikace Outlook, nabízí nám však navíc některá unikátní řešení, která velice usnadňují týmovou spolupráci a přímou spolupráci s mnoha uživatelskými aplikacemi. Kromě toho já sám nejvíce oceňuji fakt, že za 10 roků používání nebyla ani jednou napadena poštovním virem, které jsou spíše namířeny na rozšířenější Outlook a dále vynikající integrovaný prohlížeč, který umožňuje bez problémů prohlížet všechny běžné typy přikládaných souborů a to včetně obsahu souborů zazipovaných.

Elektronický kalendář a úkolovník - jsou z hlediska ovládání opět podobné jako u známého Outlooku, obě aplikace umožňují rovněž sdílení v týmu a jsou uzpůsobeny pro přímé automatické vytváření a vkládání událostí a úkolů z jednotlivých uživatelských aplikací (úkoly z CRM, hlášení vypršení smluv, upozorňování na důležité události apod.)

Elektronické adresní knihy osob - prolínají se celým systémem a využívají je pro své funkce téměř všechny aplikace, což výrazně zjednodušuje změny, které stačí zadat pouze do příslušného adresáře a tyto se pak projeví najednou ve všech aplikacích. Toto se mi výborně osvědčuje například při příjmu nebo odchodu pracovníků, které stačí zadat pouze do jedné adresní knihy a okamžitě mají přístupné/nepřístupné příslušné aplikace.

Aplikační portál - umožňuje s výhodou zobrazit a obsluhovat na jedné obrazovce libovolné až čtyři aplikace současně, není tedy třeba přepínat mezi aplikacemi, ale můžeme současně sledovat a zasahovat do dění všech čtyř aplikací. Já osobně používám tento portál jako základní celodenní pracovní obrazovku, na které současně zobrazuji došlou elektronickou poštu, kalendář, aktuální úkoly a knihu příchodů a odchodů. Příklad mého nastavení portálu můžete vidět na následujícím obrázku:

Aplikační portál

Elektronická nástěnka - umožňuje centrální zveřejnění všech důležitých firemních informačních materiálů, do kterých mohou uživatelé takto kdykoliv nahlížet a mají je vlastně pořád při ruce (podle přidělených práv). V případě zveřejnění nových dokumentů přijde vybraným uživatelům upozornění. Tímto způsobem já například zveřejňuji všechny firemní směrnice, pracovní a provozní řády, předpisy bezpečnosti práce a PO, organizační struktury, plány prodeje a marketingu, splňuji tímto povinnost informování o hospodaření společnosti, svolávám porady atd. Nikdo se teď nemůže vymlouvat, že něco nevěděl, nečetl apod. Nástěnka se mi osvědčuje především při příjmu nových pracovníků, které nemusíme speciálně zaškolovat a schánět příslušné dokumenty, protože mají všechno pohromadě na jednom místě a mohou si samostatně všechno prostudovat. Nástěnek můžete vytvořit i několik, např. jednu celofiremní a dále několik pro uzavřené skupiny dle oborů, oddělení apod. Tato elektronická nástěnka není sice standardní součástí klienta Notes, od naší firmy ji však při nákupu klienta obdržíte jako bonus rovněž zdarma. Příklad firemní nástěnky si můžete prohlédnout na následujícím obrázku, kde vidíte jednak jednotlivá témata rozčleněná do skupin (kategorií) a v dolním okně přímo text v označeném tématu.:

Elektronická nástěnka

Elektronické diskusní fórum - vám ušetří čas, strávený na často dlouhých a neplodných poradách. Umožňuje specifikovat problém zadavatelem a k tomuto problému pak mohou diskutovat vybraní uživatelé. S podivem zjistíte, co problémů se dá řešit takto elektronicky bez nutnosti osobního setkání na poradách a co tím ušetříte času sobě i jiným. Elektronická diskuse má oproti poradám mnoho výhod:

  • na poradách skoro vždy někdo chybí nebo spěchá a často pak nelze rozhodnout a vzájemně se zdržujeme, kdežto v el.diskusi se zapojí každý v době kdy má čas
  • na poradách často lidé předkládají názory bez dostatečného promyšlení, pokud však mají svůj názor napsat, většinou si řádně rozmyslí co píší
  • lidé se často bojí prezentovat svůj názor z očí do očí, ale budete se divit,co všechno napíší i ti nejméně průbojní
  • automaticky vlastně vzniká podrobný záznam z průběhu jednání a nikdo vám nemůže zapřít že něco řekl nebo slíbil

Příklad jak vypadá diskusní fórum si můžete prohlédnout na následujícím obrázku, kde je nahoře vidět jak se odvíjela nit diskuse a v dolním okně je vidět přímo část textu vybraného řádku diskuse:

Diskusní forum

Další aplikace pro firemní administrativní agendy

Kromě základních obecných aplikací integrovaných přímo v klientu Lotus Notes vám můžeme nabídnout řadu obecně použitelných nebo speciálně uživatelsky zaměřených aplikací, které byly vyvinuty naší společností a které je tedy nutno v případě zájmu již kromě nákupu vlastního klienta Lotus Notes rovněž zakoupit. Počet aplikací se stále rozšiřuje - bližší informace o rozsahu a vlastnostech nabízených aplikací naleznete v menu zde.

... na začátek



KAISER DATA | SVĚT BEZDRÁTOVÝCH KOMUNIKACÍ
KAISER DATA s.r.o.