Evidence a sledování smluv
Aplikace Evidence smluv pro prostředí Lotus Notes napomáhá k evidenci smluvních vztahů pomocí užitečných funkcí, jakými jsou především kontrola vypršení smluvního vztahu či splátkový kalendář.
- S aplikací Evidence smluv nikdy nezapomenete na datum vypršení některé ze smluv či na nezaplacení splátek. Vždy máte přehled, kde se daná smlouva fyzicky nachází a to i o jejich dodatcích.
- Aplikace Evidence smluv vám vytvoří strukturovaný seznam všech důležitých smluv, které dokáže zobrazit a seřadit podle nejdůležitějších informací. Samozřejmostí je možnost vkládat elektronické přílohy ke smlouvám, kdy máte všechny potřebné dokumenty na jednou místě.
- Smlouvy je možné přidělovat pouze kompetentním osobám, které je mohou po schválení upravovat či vybrané smlouvy poskytnout všem na úrovni čtení.
- U smluv lze evidovat i další potřebná pole, která lze určit pomocí nastavení. Ke smlouvám je možné evidovat také jejich dodatky, které podléhají schvalovacímu procesu.
- Smlouvy lze evidovat i podle lokality, například Česká republika a Slovenská republika.
- Smlouvy se automaticky dělí na logické kategorie, díky kterým lze požadované smlouvy vyhledávat.
- Celá aplikace se jednoduše ovládá z jednoho základního okna, které nabízí několik pohledů, podle kterých je možné smlouvy roztřídit.
Evidence smluv v sobě zahrnuje čtyři úrovně přístupu. Běžný uživatel může zadávat do systému smlouvy, odesílat je do schvalovacího procesu a popřípadě je upravovat, pokud je k tomu kompetentní. Další rolí je schvalovatel, který schvaluje či zamítá znění smlouvy. Třetí rolí je finanční úsek, který u jednotlivých smluv kontroluje zaplacení splátek podle smluvně dohodnutého splátkového kalendáře. Poslední rolí je správce. Uživatel s touto rolí má možnost vytváření šablon, zadávání hodnot do číselníků a přidělování rolí ostatním uživatelům.
Pokud se jedná o smlouvu na dobu určitou se zadaným termínem vypršení platnosti, je možné si na kartě smlouvy snadno stanovit počet dní před termínem vypršení. V zadaném předstihu obdrží kompetentní osoba e-mailové upozornění na vypršení smlouvy. Toto upozornění pak obsahuje přímý odkaz na dotyčnou kartu smlouvy, na kterou lze pomocí kliknutí přejít bez zdlouhavého vyhledávání.
Aplikace Evidence smluv v sobě zahrnuje také schvalovací proces. Schvalovatelů může být libovolný počet a každý vždy obdrží e-mailové upozornění s odkazem na smlouvu ke schválení. Schvalovací proces je možné dle potřeb vypnout.
